Può capitare nel corso della propria vita lavorativa di dover cambiare ufficio. Un avvenimento sicuramente impegnativo e che richiede un po’ di pianificazione per essere gestito al meglio. Se si è dei dipendenti, il trasferimento da un ufficio all’altro sarà sicuramente più semplice, ma se si è titolari dell’azienda, invece, gestire il trasloco presso la nuova sede sarà sicuramente più complesso.
In ogni caso, è meglio evitare il fai da te e affidarsi a una ditta specializzata in traslochi, anche per velocizzare i tempi ed evitare dei rallentamenti del lavoro.
Ecco 3 consigli utili per cambiare ufficio in modo semplice, rapido e senza intoppi.
Pianificare il trasloco con un po’ di anticipo
Per evitare che il trasloco diventi un’operazione troppo stressante è meglio pianificare in anticipo il da farsi. Quindi, bisogna prendersi tempo almeno un paio di settimane prima della data del trasloco per gestire diverse operazioni.
Dopo aver individuato la nuova sede, bisogna informare dipendenti, fornitori e clienti, comunicando il cambio di indirizzo e provvedere imballare gli oggetti, soprattutto quelli fragili dovranno essere impacchettati in modo da proteggere il contenuto. Ovviamente, tutti gli strumenti e gli accessori da ufficio utilizzati quotidianamente saranno gli ultimi a dover essere imballati: degli scatoloni e delle etichette sono una soluzione pratica per evitare di fare confusione e ritrovare tutto una volta giunti nella nuova destinazione.
Organizzarsi in gruppo per rendere il cambio ufficio più efficiente
Se si lavora in gruppo, sarà bene gestire insieme al proprio team tutte le operazioni del trasloco. Non solo sarà un ulteriore modo per migliorare il lavoro di gruppo, ma come si dice, “l’unione fa la forza” e in questo modo ognuno potrà occuparsi di un compito specifico. Inoltre, si potrà fare una cernita di materiali vecchi e nuovi e portare nel nuovo ufficio solo quello di cui si ha effettivamente bisogno. Se si è soli? in questo caso, bisogna iniziare a preparare gli scatoloni almeno una settimana prima: ci saranno cose da conservare, altre da buttare o altre che potranno essere portate a casa. Meglio conservare un oggetto che abbia un valore affettivo per ricreare un’atmosfera famigliare anche nel nuovo ufficio.
Come ambientarsi nel nuovo ufficio
Si tratta di un consiglio non tanto legato ad aspetto pratici su come gestire il trasferimento, ma bensì di carattere più personale. Infatti quando si entra in un nuovo ufficio si avrà a che fare con nuovi colleghi e anche le dinamiche a cui si era abituati cambieranno.
Per sentirsi a proprio agio, quindi, si potrà familiarizzare con i colleghi, magari approfittando delle classiche pause caffè e non bisogna esitare a chiedere chiarimenti. D’altronde, si tratta solo di un momento di transizione che consente di capire, ad esempio, il funzionamento di alcune routine aziendali e di alcuni processi. Anzi, sarà visto in modo positivo perché si dimostra interesse. Sicuramente essere propositivi è sempre un’ottima idea, ma attenzione a non esagerare. Si corre il rischio, infatti, di assumersi responsabilità eccessive che, magari, non si è ancora in grado di svolgere alcuni compiti perché non si conoscono a pieno strutture, processi e attività aziendali. Meglio procedere con cautela e gradualmente: i risultati non tarderanno ad arrivare.
