Responsabile del successo delle trasferte e del comfort del viaggiatore, il Travel Manager è la figura professionale che si occupa di organizzare viaggi e trasferte di lavoro, sfruttando al meglio il budget e nel rispetto dei tempi prefissati. Il suo lavoro include la selezione delle migliori offerte sul mercato, cercando il perfetto bilanciamento tra budget stanziato e necessità del viaggiatore.
Questa figura è sempre più legata al mondo del business travel, che ormai da qualche anno gioca un ruolo cruciale nei bilanci delle aziende. Non solo per le voci di spesa che il datore di lavoro sostiene mandando in trasferta i dipendenti, ma anche per il ritorno sull’investimento che si genera a fronte di trattative concluse in maniera efficiente, stabilendo un contatto umano e diretto con partner e clienti dell’azienda.
Il focus sul valore del business travel si è accentuato nel periodo pandemico, quando il distanziamento sociale ha reso ancor più importante l’interazione umana tra azienda e cliente. Soprattutto per le realtà che lavorano nel B2B. Con il risultato che da alcuni anni la figura del Travel Manager è sempre più ricercata e strategica, al punto che aziende di grandi e medie dimensioni scelgono di inserire nel proprio organico uno specialista dell’organizzazione di viaggi.
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Il semplice agente di viaggio, infatti, non è in grado di rispondere in maniera puntuale alle nuove necessità delle aziende che necessitano di regolari e frequenti trasferte di lavoro. La necessità di tenere sotto controllo i costi, negoziando le migliori offerte con strutture ricettive e servizi di trasporto, e rispettare al 100% le travel policy dell’azienda richiede competenze specifiche. Per questo il Travel Manager è oggi una delle figure più ricercate nel mondo del travel e non solo.
Il ruolo e i compiti del Travel Manager
Nel mercato attuale, il Travel Manager è una figura che si occupa in maniera pressoché totale della gestione del business travel. Può lavorare sia presso un’agenzia di viaggi partner dell’azienda, sia direttamente all’interno della struttura che organizza viaggi e trasferte di lavoro.
In entrambi i casi deve possedere un ampio ventaglio di competenze, che vanno dalla comprensione di bilanci alla valutazione di preventivi, passando per competenze di carattere economico-finanziario. Tutto ciò è necessario per definire la sostenibilità delle travel policy rispetto ai budget dell’azienda.
A questi requisiti un buon Travel Manager dovrebbe aggiungere delle spiccate capacità relazionali e organizzative, oltre a capacità di problem solving e disponibilità alla mediazione. Quest’ultima caratteristica è estremamente utile per condurre trattative con partner commerciali con cui si attivano accordi a medio lungo termine. Ma per chi lavora in agenzia e si relaziona con le aziende che richiedono servizi di pianificazione del viaggio, saper mediare è una skill irrinunciabile.
Naturalmente un Travel Manager deve rispondere alle esigenze del mercato attuale anche in termini di conoscenze informatiche. Sebbene non sia richiesta una formazione specialistica di software e sistemi operativi, saper usare gestionali applicati al turismo è da considerare una competenza base. Come anche una conoscenza piuttosto solida del settore turistico, con particolare riferimento al segmento del business travel.
Ma cosa fa, nella pratica un Travel Manager? I suoi compiti sono molti e possono variare in funzione del contesto presso cui lavora: un professionista assunto presso un’agenzia viaggi dovrà gestire attività specifiche riferite al rapporto con le aziende clienti, il Travel Manager che lavora per un’azienda di medie o grandi dimensioni deve riportare le proprie attività al manager responsabile (o direttamente all’amministratore dell’azienda).
Indipendentemente dal contesto di lavoro, però, ci sono alcune attività che il Travel Manager svolge regolarmente. Stiamo parlando di pianificazione delle trasferte, ricerca di strutture alberghiere ed eventuali ristoranti per cene o pranzi di lavoro. Ma anche l’individuazione di spazi per esposizioni o meeting in trasferta con partner o clienti, l’organizzazione degli itinerari di viaggio.
A ciò si aggiungono attività di monitoraggio delle spese, che andranno condotte tenendo conto sia delle indicazioni aziendali che di un bilanciamento tra comfort del dipendente in trasferta e disponibilità di spesa dell’azienda. Un altro tassello cruciale del lavoro di Travel Manager è la definizione degli standard qualitativi minimi richiesti alle strutture alberghiere, passaggio fondamentale per il lavoro di individuazione e selezione delle strutture. Nonché per l’avvio di eventuali partnership con hotel o catene alberghiere.
Rientrano tra le mansioni di questa figura anche la redazione delle policy di viaggio aziendali e la diffusione delle stesse, verificandone il rispetto da parte dei dipendenti. È suo compito poi la verifica delle spese dichiarate dai dipendenti in trasferta e la valutazione dell’impatto del business travel sui bilanci aziendali.
Le aziende che inseriscono al proprio interno un Travel Manager prevedono generalmente anche attività di monitoraggio e analisi delle spese di business travel per l’individuazione delle voci di spesa che possono essere ridotte per generare un risparmio. E nel caso venga attivata una collaborazione con un’agenzia esterna, sarà compito di questa figura indire la gara d’appalto per scegliere il partner commerciale che meglio risponde alle esigenze dell’azienda.
Non c’è dubbio quindi che il Travel Manager sia oggi una figura di grande valore, strategicamente irrinunciabile per le agenzie viaggi che si occupano di business travel e non solo. Fare a meno della sua professionalità significa perdere un vantaggio competitivo nella gestione organizzativa ed economica delle trasferte di lavoro.
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