La sicurezza all’interno dell’ufficio non riguarda solo la protezione fisica dei dipendenti e dei visitatori, ma anche l’importanza attribuita alla gestione dei documenti che vengono consultati e conservati quotidianamente per futuri riferimenti.
Perdere una fattura, uno scontrino o un contratto può comportare una vera e propria perdita economica e influire sulla credibilità nei confronti dei clienti. Quindi, come organizzare al meglio e in modo sicuro l’archiviazione dei documenti cartacei all’interno del tuo ufficio o studio professionale? Ecco una serie di consigli strutturati ed efficaci per semplificare anche le normali attività lavorative quotidiane.
La conformità alle normative
Oltre a rappresentare una necessità organizzativa, l’archiviazione dei documenti cartacei è soggetta a una serie di normative che coinvolgono sia i singoli cittadini che gli uffici. Ad esempio, per i documenti aziendali è importante tenere conto dei tempi minimi di conservazione delle ricevute, delle attestazioni o degli scontrini.
I tempi di conservazione possono variare da un minimo di 3 anni per le fatture emesse o ricevute da un professionista a un massimo di 10 anni per la contabilità, le pratiche o gli atti di uno studio legale (a meno di specifiche richieste da parte delle autorità fiscali che possono richiedere documenti molto più datati).
Organizzare i documenti cartacei in modo funzionale
Dopo aver identificato i tempi di conservazione dei diversi tipi di documenti presenti nel tuo ufficio, puoi procedere con ulteriori suddivisioni in categorie.
Un buon sistema di archiviazione richiede di suddividere i documenti in tre parti principali che tengano conto tanto dei documenti di uso quotidiano, quanto di quelli soggetti ad obblighi di legge o che costituiscono una memoria storica dell’attività o dell’impresa.
In tutti e tre i casi, è consigliabile mantenere una copia digitale dei documenti. In caso di incendio o danni alle carte, la documentazione può essere salvata grazie agli archivi digitali. Tuttavia, gli archivi digitali possono comunque essere soggetti a rischi, ad esempio attacchi che minacciano la sicurezza informatica dell’intero sistema aziendale.
Per questo motivo, oltre a attuare delle regole di prevenzione, è importante affidarsi a compagnie assicurative che offrono un’assicurazione per ufficio o studio professionale in grado di tutelare la tua attività.
Creare una categorizzazione efficace
La parola chiave per ordinare i documenti aziendali è “funzionalità”. Organizzare i faldoni e le cartelle con un criterio ben definito consente a tutte le persone presenti in ufficio di trovare e consultare facilmente gli atti, nonché riporli correttamente.
A tal fine, è necessario creare categorie e sottocategorie per l’archiviazione dei documenti. La suddivisione può avvenire in ordine alfabetico, numerico, cronologico o per tipologia. Ad esempio, se si tratta di pratiche legali, ogni faldone può essere dedicato a un cliente specifico, e le sottocartelle al suo interno possono essere disposte in ordine dalla più recente alla meno recente, in modo da avere sempre a portata di mano l’ultima sentenza emessa.
Allo stesso modo, se si devono archiviare documenti relativi all’acquisto di veicoli aziendali, la suddivisione può avvenire in base al socio intestatario, al numero di veicoli intestati o alla tipologia di documenti (fattura, bollo, assicurazione, ecc.).
Trovare la giusta collocazione ai documenti
La collocazione dei documenti riguarda non solo il contenitore fisico, ma anche gli ambienti presenti nello studio. Ciò significa che, se un armadio contiene i faldoni relativi a pratiche gestite da un professionista specifico, dovrebbe essere posizionato vicino alla stanza in cui risiede quest’ultimo.
Per rendere ogni cartella facilmente consultabile, è consigliabile organizzare gli scaffali in ordine alfabetico e posizionare i documenti più vecchi sugli scaffali più alti. In generale, non sono ammesse seconde file. Ogni anno è opportuno effettuare un controllo per individuare le pratiche che possono essere eliminate, in modo da avere sempre spazio disponibile per l’archiviazione cartacea, che andrebbe comunque il più possibile minimizzata.
Seguendo questi consigli strutturati, potrai organizzare in modo efficace l’archiviazione dei documenti cartacei all’interno del tuo ufficio o studio professionale, garantendo la facilità di accesso, la sicurezza e la conformità alle normative vigenti.
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